Adeguato assetto organizzativo: Job Description e deleghe – Seconda parte

La Job Description

Chiarito che una corretta impostazione della gestione delle risorse umane difficilmente può prescindere dalla implementazione di un mansionario, si può ben comprendere come l’assenza di chiarezza rispetto ai ruoli e alle mansioni che ciascuno è chiamato a svolgere, dall’operatore al dirigente, sia il primo indice di mancanza di un adeguato assetto organizzativo.

Molto spesso, anche in aziende non propriamente minuscole, i ruoli e le mansioni non sono formalizzati e talvolta nemmeno definiti informalmente, cosicché non di rado le mansioni e gli ambiti di responsabilità vengono ad essere, almeno parzialmente, “autodefiniti” dai collaboratori stessi, sulla base del semplice “buon senso”. In un’impresa così organizzata, o per meglio dire disorganizzata, si possono riscontrare spesso errori e mancanze che causano problematiche più o meno gravi. Oltretutto, non avendo ben definito la mansioni è piuttosto disagevole individuare le responsabilità e non è infrequente, a fronte di un errore, ottenere giustificazioni come:

“nessuno mi aveva detto di fare questo”

“proprio io dovevo risolvere io questo problema?”

“questa cosa non l’ho fatta io perché la doveva fare il mio collega, credevo lo sapesse”

“questa mansione non mi compete, io mi devo occupare di altro”

“non avevo tempo per fare questa cosa, il capo mi ha dato altri compiti”

Formalizzare ruoli e mansioni è, di per sé, relativamente semplice.  La gestione quotidiana di un’impresa si estrinseca in una serie di attività ben individuabili e, singolarmente prese, piuttosto semplici. Definendo poi una serie articolata di attività all’interno di una funzione si potranno delineare una serie di mansioni facilmente descrivibili. Tutto ciò che resta da fare è formalizzarle in un documento (che si chiama mansionario o job description) che va poi condiviso tra tutte le risorse umane impiegate nell’impresa. Oltre agli evidenti vantaggi in termini organizzativi e di capacità di controllo, spesso si avranno sorprendenti risultati anche riguardo al miglioramento del “clima aziendale”. Non di rado, infatti, gli individui che fanno parte della struttura organizzativa “formalizzata” si sentiranno maggiormente gratificati in quanto:

– si riducono i conflitti dato che la persona avrà una chiara idea di quali sono i suoi confini operativi e come interagire con i colleghi;

– aumenta lo stimolo a migliorare dato che la persona avrà maggiore consapevolezza di come sarà valutato il suo operato da parte dei superiori;

– in conseguenza della consapevolezza della piena responsabilità per la mansione che si sta svolgendo, aumenta l’autostima e quindi la propensione a migliorarsi;

– aumenta lo “spirito collaborativo” basato sul senso di appartenenza e sull’efficienza del lavoro.

Ovviamente la job description va realizzata correttamente ed in particolare le mansioni vanno definite in maniera appropriata e dettagliata, nonché vanno opportunamente soppesati i carichi di lavoro e le responsabilità. Il sistema di valutazione ed incentivazione deve a sua volta essere coerente con le aree di responsabilità individuate. Al fine di aumentarne l’efficienza la job description deve essere periodicamente riesaminata, aggiornata e condivisa con ogni singolo collaboratore.

 

Adeguato assetto organizzativo: Job Description e deleghe – Seconda parte

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